Tixigo offre deux niveaux de gestion de l'inventaire des billets. La capacité en terme de personne qu'un événement accepte et qui est présent depuis le tout début de Tixigo et le quota de billets qui est plus récent.
La capacité d'un emplacement
L'emplacement est un concept qui permet de séparer votre offre de billets selon l'agencement physique de votre site. Une activité Tixigo possède au moins un emplacement, mais peut en définir plusieurs au besoin. L'emplacement peut servir à identifier des salles, des zones d'une salle, différents bateaux d'excursion... ou même dans certains cas, servir à autre chose qu'une séparation physique de vos lieux.
Chaque emplacement possède une capacité en nombre de personnes qui peuvent y être (admission générale). Cette capacité est aussi appelée l'inventaire principal. Une catégorie de billet indique si les billets de cette catégorie comptent pour une place ou non dans l'inventaire principal. Il faut que le type d'item soit "Personne" et en plus que l'option Non compté ne soit pas cochée.
Donc seuls les billets de type Personne qui compte prennent une place dans l'inventaire d'un emplacement.
Si votre activité Tixigo possède plus d'un emplacement, chacun a sa capacité et la billetterie exigera de choisir un emplacement en premier lieu afin de pouvoir afficher les disponibilités de l'emplacement.
L'emplacement permet aussi de moduler le prix des billets offerts ainsi que l'offre de billets. Par exemple un billet Adulte dans l'emplacement A pourrait ne pas être au même prix que dans l'emplacement B. L'emplacement A pourrait offrir un billet VIP, mais pas l'emplacement B. Sans concept d'emplacement, il faudrait multiplier les catégories de billets pour arriver aux mêmes fins. Les emplacements donnent par contre plus de flexibilité lorsque requis.
La modulation des prix et l'offre de billets des emplacements se font par la liste de prix qui permet de donner le prix des billets pour chaque emplacement et rendre disponible ou non une catégorie de billets selon l'emplacement.
Gestion des emplacements
On accède la gestion des emplacements par le menu Réglages -> Emplacements. Si le modèle de votre activité permet plus d'un emplacement, vous pourrez en ajouter et verrez une liste d'emplacements, sinon vous serez dirigé directement sur la page d'édition d'un emplacement, car vous en avez qu'un seul.
Pour modifier un emplacement utilisé le crayon et pour en ajouter un le + en haut à droite.
Il est aussi possible de gérer des tables dans vos emplacements afin d'y placer les gens manuellement. Cette option doit être permise par le modèle de votre activité.
Les emplacements offrent beaucoup de réglages afin de répondre à divers besoins, surtout pour le cas de salles, alors n'hésitez pas à contacter le service à la clientèle de Tixigo pour vous assister ou pour vous expliquer plus en détail les subtilités des emplacements.
Le quota de billets par événement
Un quota est une limite imposée sur le nombre de billets qu'on peut vendre par événement du calendrier. À la différence de la capacité d'un emplacement qui vise à limiter le nombre de billets de type "Personne" et permet la recherche de billets disponibles, le quota vise à limiter le nombre de billets d'une catégorie précise. Exemple, on rend disponibles 25 billets pour Adulte avec une consommation incluse, ce qui permet aux premiers acheteurs de profiter de cette offre.
La notion de quota est assez flexible pour que plusieurs catégories de billets puissent utiliser le même quota ce qui est important avec les outils de promotion. Dans l'exemple précédent, le billet Adulte avec consommation pourrait se retrouver comme billet en soi ou faisant partie d'un forfait couple pour 2 adultes. Il faut donc permettre d'assigner correctement un quota aux divers billets qui sont visés.
Un quota est géré par événement du calendrier sans égard à l'emplacement si vous utilisez plus d'un emplacement.
On définit les quotas par événementdans le menu Réglages->Quotas.
Un quota est identifié par un nom et une capacité ainsi que d'autres réglages plus avancés.
Pour assigner un ou plusieurs quotas à une catégorie de billets, utilisez la section Quota de la page d'édition de la catégorie de billets et cochez les quotas qui seront affectés par la vente de billets de cette catégorie.
Il est aussi possible d'affiche dans la billetterie combien il reste de billets en utilisant le "Qté restante si moins que".
Dans l'exemple, on demande d'affiche le nombre restant si moins 100. Le quota est de 25, mais pour afficher la quantité restante en tout temps, il faudrait mettre 26. Pour ne pas se soucier de la capacité du quota, on peut aussi mettre un nombre très grand qui sera bon même si on change la capacité du quota.
Dans la billetterie, le nombre restant, ici 25, est inscrit sous la quantité:
Chaque événement du calendrier possède son propre inventaire de chaque quota. Vous pouvez donc ajuster événement par événement les quotas au besoin. Le concept est similaire à la gestion de la capacité des emplacements.
Afin de ne pas gérer inutilement l'inventaire de tous les quotas pour tous les événements, l'inventaire d'un quota est initialisé ou créé pour un événement uniquement lorsque requis par une transaction. Pour la capacité d'un emplacement, c'est différent, car l'inventaire doit exister pour que l'événement puisse offrir la vente de quelques billets que ce soit pour l'emplacement. Donc même si un inventaire n'existe pas encore pour un quota pour un événement donné, son existence est implicite avec sa capacité par défaut.
Visualisation et modification des quotas
Utilisez l'onglet "Quotas" de la page d'un événement pour voir l'état des quotas. On remarque qu'après une commande pour 3 billets pour le "Spécial", le quota Consommation Gratuite existe et a une capacité de 25 dont 22 disponibles et 3 utilisés.
La colonne Utilisé [réel] indique le nombre de billets qui ont émis qui utilisent ce quota. Important, en tout temps, Capacité = Disponible + Bloqué + Utilisé. Le nombre [réel] est le nombre réel ou actuel de billets qui sont valides et utilisent le quota. La différence entre les deux valeurs peut venir d'une opération de remboursement de billets qui ne libère pas le quota. Lorsqu'on annule des billets, les quotas sont libérés, mais il y a une option "Bloquer à zéro" qui permet de s'assurer que si le quota atteint 0 disponible, alors on ne libère plus le quota lors d'annulations. Cette option est importante pour ne pas voir une catégorie de billets à usage limité revenir disponible après un bout de temps parce qu'on rembourse un client.
Vous pouvez changer la capacité d'un quota pour l'événement au besoin.
On remarque que le quota VIP n'existe pas encore simplement parce qu'aucune vente de billets utilisant ce quota n'a été faite à date. On pourrait créer le quota manuellement avec le + ou en tapant un nombre dans sa capacité (vide), mais ce n'est pas nécessaire.
Vous pouvez modifier en bloc les quotas au besoin avec le bouton à l'image d'un crayon "Modification en bloc d'événements" au haut du calendrier.
Le quota de billets global au compte commerçant
Un quota global est très similaire à un quota par événement, mais sa portée est plus large et se gère globalement au niveau du compte commerçant ce qui permet de partager des quotas entre diverses activités(billetteries). Le but est surtout de partager un quota entre plusieurs événements ce qui pourrait être utile pour certaines ressources disponibles en nombre limité.
On définit les quotas globaux par le menu principal Quotas qui est après le menu Mes Activités dans la section des menus reliés au compte commerçant.
Les portées d'un quota global sont les suivantes:
- Par jour
Le quota s'applique à une journée, peu importe le nombre d'événements qu'il y a dans une journée. La journée est celle de l'événement dont les billets sont associés à un tel quota. La journée débute à 0h et termine à 23:59:59.
Il faut bien comprendre que la date de l'événement demeure importante pour un quota global, mais c'est juste la journée de l'événement qui compte.
Ainsi, si vous avez 6 heures différentes par jour pour votre activité, donc 6 événements par jour, un quota global journalier sera partagé entre les 6 événements. Et si vous avez une autre billetterie qui offre des billets associés à ce même quota global et bien les événements de cette billetterie qui ont lieu la même journée partagent le même quota.
- Par semaine
Similaire à la portée par jour, sauf que la portée est la semaine où se trouve l'événement. Une semaine débute le lundi à 0h et se termine le dimanche à 23:59:59. Il n'y a pas de lien avec la journée de début de la semaine qui sert au calendrier qui peut changer et aurait un impact important sur la gestion des quotas existants de type semaine.
- Par mois
Similaire à la portée par jour, sauf que la portée est le mois où se trouve l'événement. Le mois débute le 1er jour à 0h et se termine le dernier jour 23:59:59.
- Par année
Similaire à la portée par jour, sauf que la portée est l'année où se trouve l'événement. L'année débute le 1er janvier à 0h et se termine le 31 décembre à 23:59:59.
- Inventaire
Un quota de type "inventaire" est un quota global qui n'a pas de lien avec les événements. Ce type de quota servirait principalement à gérer un inventaire global d'objet qu'on peut vendre dans les diverses billetteries du compte commerçant. Ex. des t-shirts qui sont offerts dans la billetterie, on définit combien on a de chandails et on les vend comme produit dans la billetterie. Le quota global inventaire s'assure qu'on n'en vend pas plus qu'on a en stock. Lorsqu'on reçoit plus de chandails, on augmente le quota tout simplement.
Gestion de quotas par bloc horaire
Si vous devez gérer une ressource partagée entre des événements dans un bloc horaire et non pas pour une journée entière, il faut utiliser une façon précise de faire, mais c'est possible. N'hésitez pas à nous contacter au besoin.
On définit un quota de type "par jour" pour chaque bloc horaire et on réplique la catégorie de billet qui doit utiliser le quota pour autant de blocs horaires qu'on a besoin. Finalement on doit avoir une liste de prix par bloc horaire.
Voici un exemple afin d'illustrer la méthode:
Un verger a 10 tables de pique-nique qu'il rend disponible en AM et aussi en PM. Les gens peuvent réserver en AM pour 10h ,11h et midi et en PM pour 14h, 15h et 16h.
On aura donc besoin de deux quotas journaliers: un quota "Table AM" et un quota "Table PM".
On aura besoin de deux catégories de billets Table AM et Table PM qui sont associées au quota correspondant. Le nom présenté au client dans serait "Table à pique-nique", car il n'a pas besoin de savoir les détails...
Finalement, il faut faire une liste de prix (Prix AM) pour le bloc AM qui inclura la catégorie Table AM. On assigne cette liste de prix aux événements de 10h, 11, et midi. On copie la liste de prix AM qu'on nommera Prix PM et on ajoute la catégorie Table PM et on enlève Table AM. On assigne Prix PM aux événements de 14, 15 et 16h.
Il n'y aura ainsi que 10 tables disponibles en AM et 10 en PM.
Le hic avec cette façon de faire, est que si on déplace une commande d'un bloc horaire à un autre, les quotas seront déplacés tout simplement alors qu'il faudrait plutot que la commande soit modifiée afin de remplacer par exemple une Table AM par une Table PM. Ceci est possible en donnant à la catégorie Table AM et Table PM le même code d'équivalence (dans la section Quota d'une catégorie). Dans cet exemple, on pourrait mettre le code "Table" aux deux catégories et ainsi le déplacement pourra modifier la commande pour que la gestion des quotas soit faite correctement. Attention, le déplacement par le client exige toujours que le total de la commande ne change pas, donc ceci est possible que si le prix des catégories est le même.
Le déplacement d'un groupe ne supporte pas les catégories équivalentes et il sera impossible de déplacer un groupe sans annuler les catégories problématiques.