Apprendre à utiliser le portail Tixigo
Les onglets Tableau de Bord, Calendrier, Maître D' (Réception), Rapports, App Mobile, Billetterie
Pour apprendre sur la configuration d'une activité, veuillez lire le document Configuration d'une billetterie - Activité
Tableau de Bord
Le Tableau de bord permet d'afficher les réservations à suivre, les revenus en temps réel et la préparation de la cuisine (l'option Cuisine doit être configurée dans les réglages)
Calendrier
Pour savoir comment ajouter des événements dans le calendrier, veuillez vous référer au document Créer/supprimer/modifier un événement dans le calendrier
Le calendrier sert à voir quelles dates ont des billets vendus et à prendre des réservations
Comprendre une case horaire
Légende:
À 10h30, il y a 3 billets vendus et aucune réservation. Il reste donc 109 billets disponibles sur une capacité de 112.
Faire une réservation ou entrer une commande
Dans le cas où un client vous contacte par téléphone pour faire une réservation ou entrer une commande.
Voici les étapes à suivre :
1- Sélectionnez la date souhaitée et assurez-vous qu'il reste encore des places disponibles ( si D000 s'affiche, c'est qu'il ne reste plus de billet pour cette date)
2- Passer la souris sur la date et cliquer sur les trois petits bonshommes. Ou bien cliquez sur la date et voyez les détails au bas de la page. Cliquer sur les trois petits bonshommes qui se trouvent complètement à gauche.
Fenêtre de réservation
3- Il existe trois types de réservations possibles. Il y a une réservation en ligne, ferme ou avec dépôt. Les définitions sont expliquées dans le point d'interrogation, juste à côté de Type de réservation.
4- Entrer le nombre de personnes pour la réservation, les détails du client, etc. Le langage choisi sera la langue utilisée pour les courriels. Assurez-vous d'avoir rempli tous les champs incluant le nom du groupe. S'il n'y en a pas, vous pouvez cliquer sur Copier Prénom et Nom en dessous de Nom du Groupe.
5- Cliquer sur Réserver et Ajouter des Billets ou Réserver.
En cliquant sur Réserver ;
- Le client recevra un courriel de confirmation
- Le lien vers la billetterie sera inclus dans ce courriel
- Votre client devra utiliser le lien du courriel pour effectuer l’achat de ses billets
En cliquant sur Réserver et Ajouter des Billets ;
- Vendre immédiatement une partie des billets réservés à votre client
- Émettre des billets sans le prépaiement, mais en préciser la catégorie
Faites une vente en même temps que la réservation (Réserver et Ajouter des Billets)
1. Choisissez le mode de paiement. Lorsque vous choisissez «En ligne» vous utilisez notre plateforme pour faire le paiement. Si vous sélectionnez un autre type de paiement, vous devez faire payer le client séparément en utilisant votre propre terminal de crédit ou de l'argent comptant.
2. Entrer le nombre et la catégorie de billets que le client souhaite acheter tout de suite. Confirmer la vente et compléter les informations de crédit.
Explication des trois types de réservation
1- En Ligne
Une réservation en Ligne aura une date d'expiration
2- Ferme
Une réservation Ferme ne permet pas de connaitre la catégorie de billets réservés. Connaitre la catégorie aide la cuisine dans la planification du repas et des quantités. Il faut faire aussi attention aux risques de «No Shows».
3- Avec Dépôt
Une réservation avec dépôt est le nombre de billets devant être vendus pour sécuriser la réservation. En prévente, des règles de remboursement s’appliquent.
Pour rechercher une réservation
En haut de votre écran, à gauche de votre nom de commerçant, vous pouvez rechercher une ou des réservations.
Effectuez la recherche par le prénom, le nom, le nom du groupe, le # de commande ou le # téléphone (10 chiffres sans format), puis cliquez sur la loupe.
Suivi des réservations
Sélectionnez une date et une heure dans le calendrier et voyez apparaître les réservations qui s’y rattachent. Vous pouvez modifier instantanément les sections surlignées en bleu.
Pour modifier un dossier Client
Si vous voulez modifier les informations d'un client (n. de téléphone, adresse courriel), vous devez cliquer sur le crayon qui se trouve à droite du nom du client.
Pour annuler ou modifier une réservation de groupe (Bouton Bleu)
Pour annuler ou modifier une réservation de groupe (Bouton Vert)
Le bouton vert vous permet d'annuler complètement ou partiellement des réservations.
Annuler/Rembourser des billets (remboursement partiel)
Vous pouvez rembourser le nombre de billets que vous voulez par catégorie. Les options de remboursements correspondent aux règles de remboursements que vous avez faites lors de la configuration de votre activité. Vous pouvez toutefois les modifier manuellement.
Important: les frais de Stripe ne seront pas remboursés. Ceux de Tixigo le sont seulement lors d'un remboursement complet.
Annuler/Rembourser la commande (remboursement complet)
L'option manuelle permet de choisir le montant du remboursement au cas par cas.
Important: Les frais Stripe ne sont pas remboursés au commerçant.
Gestion des réservations « Réserver et Payer »
Le dossier Réserver et Payer regroupe tous les clients ayant passé par la billetterie en ligne en cliquant sur l'option «Réserver et Payer» ou «Acheter des billets».(Ex.: Pascale Boily)
Pour les clients ayant utilisé l'option de former un groupe dans la billetterie en ligne, ils seront affichés avec le nom de leur groupe à côté d'une icône de dossier.
(ex: Gang de Poly 88)
En cliquant, sur le bouton «Actions» à l'entête d'une plage horaire, vous pouvez envoyer un courriel à tous les clients qui ont achetés des billets sur cette plage horaire. Cela est pratique lorsque vous voulez transmettre des informations de dernières minutes.
Maître D' (Réception)
Cet item permet la gestion des arrivées, des repas ou de la préparation pour la cuisine selon le type d'événement que vous effectuez.
En cliquant sur le panier, vous pouvez voir les détails des billets.
Le placement dans Maître D'
Si vous voulez faire un placement aux tables, vous devez tout d'abord configurer les paramètres.
1. Cliquez sur l'Item «Réglages» dans le menu principal et assurez vous que l'option Tables est cochée dans Activité/Personalisation/Réglages
2. Allez dans Réglages/Emplacements/Tables, et ajouter le nombre de tables, sections,capacité désirée.
Lorsque vos groupes font des réservations, vous pouvez faire le placement aux tables en cliquant sur le nom du groupe et en l'apportant dans l'une des cases.
Rapports pour un repas
Vous pouvez consulter vos rapports de ventes et/ou du Questionnaire afin de vous préparer efficacement à votre repas ou votre événement. Le rapport du questionnaire est celui que vous avez configuré lorsque vous avez créé votre activité. En cliquant dessus, vous accédez à toutes les données recueillies.
Rapports
L'item Rapports permet de consulter tous les types de rapports selon la période sélectionnée.
L'ensemble des rapports mis à votre disposition
App Mobile
Cet item permet la configuration de l'application Tixiscan pour la réception de vos billets électroniques. Une fois l'application téléchargée, vous devez scanner le code et le faire de manière quotidienne afin de rester à jour. Veuillez vous référer à la procédure de gestions des billets. L'app est disponible seulement de la Apple store. Pour le trouver, vous devez entrer «Tixigo» dans la barre de recherche
Billetterie
Cet item permet de voir votre billetterie en ligne directement à partir du portail. Les changements que vous effectuez à votre billetterie se font immédiatement. Il s'agit d'un raccourci pour visualiser votre billetterie comme si vous étiez un client.
