Il s'agit d'un outil supplémentaire que vous avez pour gérer des réservations dont certains paieront que sur place, mais dont vous voulez rendre l'engagement plus officiel en demandant à l'organisateur d'acheter un certain nombre de billets ou que des membres du groupe en achètent afin de convertir une réservation à durée limitée en une réservation ferme.
Le concept est simple, vous créez un groupe avec la billetterie du commerçant et choisissez "Continuer Sans Billet" ce qui vous amène à la page pour inscrire les informations sur l'organisateur. Un nouveau champ vous permet maintenant d'inscrire le nombre de billets minimum requis afin de sécuriser la réservation en devenant ferme et donc sans expiration. En choisissant un nombre de billets minimum requis, la date d'expiration de la réservation change automatiquement à la date normale si le groupe avait été fait en ligne. L'organisateur reçoit son courriel de confirmation qui lui indique le besoin de faire l'achat des billets afin de confirmer la réservation.
Dès que le nombre de billets achetés dépassent le minimum requis, la réservation devient ferme et n'expirera pas. Notez que l'achat minimum doit se faire en une ou plusieurs commande et avant l'expiration de la réservation. Le courriel de rappel avant la fin de la réservation est toujours envoyé si le minimum requis de billets n'est pas atteint et le courriel indiquera clairement qu'il reste peu de temps pour acheter les billets manquants.
Lors de l'expiration de la réservation, et donc que le minimum de billets n'est pas atteint sans quoi la réservation n'expire pas, le courriel indiquera à l'organisateur qu'il n'a pas atteint les objectifs et que tous les billets non achetés sont maintenant libérés et que s'il veut annuler le groupe, pour autant que les modalités le permettent, il doit vous contacter très rapidement. Vous pouvez toujours donner plus de temps au groupe pour compléter l'achat en remettant une date d'expiration au besoin.
L'achat minimum de billets peut se faire en ligne ou autrement par vous en utilisant la billetterie du groupe pour, par exemple, prendre une commande au téléphone ou pour un paiement sur place. Les commandes marquées "Non Payée" ne compte pas dans le décompte du calcul des billets pour atteindre le minimum requis, mais toutes autres commandes le sera, en ligne ou par un autre type de paiement.
Cette option remplace la notion de dépôt de garanti qui n'a aucune force légale au Québec selon la loi 13 de la protection du consommateur. Par contre les modalités pour la vente d'un bien ou service est complètement à la discrétion du commerçant, mais ce qu'il annonce comme modalité doit être respecté.
Voici le texte des courriels envoyés à l'organisateur au moment de la mise à jour de l'article:
Exemple de Courriel de Confirmation
Confirmation de la création du groupe par le commerçant.
Sucrerie du Mont-Royal vous remercie d'utiliser son service de billetterie.
Cabane à Sucre confirmé pour le mardi 28 février 2017 12h00 avec le groupe "Michel Marchand"
Vous êtes l'organisateur du groupe ayant 20 places réservées jusqu'au dimanche 26 février 2017 23h59.
Important - Vous et/ou vos invités devez acheter un minimum de 4 billets pour confirmer votre réservation.
Lorsque ça sera fait, vous recevrez un autre courriel pour confirmer la réservation.
Laissez vos invités acheter et payer eux-mêmes leurs billets avec la billetterie du groupe.
Lien de la billetterie du groupe: https://XZY/TO/BBT?id=50002DD0
Simplement le copier dans un courriel à l’intention de vos invités ou le publier sur Facebook!
Lien qui demeure actif même après la fin de la réservation, mais n'offre plus de garantie de disponibilité.
Consultez la liste des membres du groupe afin de connaître qui sera présent.
Au plaisir de vous recevoir!
Exemple de Courriel de Rappel (48h avant la fin de la réservation)
Seulement si le minimum de billets n'est pas encore atteint.
Il reste un peu moins de 3 jours pour confirmer la réservation de ce groupe, soit jusqu'au lundi 13 février 2017 23h59.
Au moment de ce courriel, 2 billets ont été achetés, mais il en manque encore 2 pour confirmer votre réservation de groupe et conserver vos places réservés. À défaut de répondre à ces exigences, vos places réservées seront libérées et offertes à tous et seuls les billets payés seront honorés.
Lorsque les billets manquant seront achetés, vous recevrez un autre courriel pour confirmer la réservation.
Lien de la billetterie du groupe: https://XZY/TO/BBT?id=50002DD0
Simplement le copier dans un courriel à l’intention de vos invités ou le publier sur Facebook!
Lien qui demeure actif même après la fin de la réservation, mais n'offre plus de garantie de disponibilité.
Consultez la liste des membres du groupe afin de connaître qui sera présent.
Au plaisir de vous recevoir!
Exemple de Courriel de Confirmation envoyé de nouveau lorsque le minimum de billets est atteint.
À noter que l'acheteur de billets reçoit toujours un courriel de confirmation pour son achat, mais l'organisateur reçoit un courriel pour confirmer le groupe. Si l'organisateur est celui qui achète les billets, il recevra donc deux courriels.
Sucrerie du Mont-Royal vous remercie d'utiliser son service de billetterie.
Cabane à Sucre confirmé pour le mardi 28 février 2017 12h00 avec le groupe "Michel Marchand"
Vous êtes l'organisateur du groupe ayant 20 places réservées.
L'achat minimum de 4 billets pour confirmer votre réservation est maintenant fait.
Bien que votre réservation permet le paiement sur place pour les autres billets, la billetterie du groupe permet à vous et vos invités d'acheter leurs billets en ligne d'avance s'ils le désirent.
Lien de la billetterie du groupe: https://XZY/TO/BBT?id=50002DD0
Simplement le copier dans un courriel à l'intention de vos invités ou le publier sur Facebook!
Consultez la liste des membres du groupe afin de connaître qui sera présent.
Au plaisir de vous recevoir!
Exemple de Courriel de Fin de Réservation
Seulement si le minimum de billets n'est pas encore atteint.
Malheureusement vous n'avez pas acheté le minimum de 4 billets pour confirmer votre réservation de groupe. Les places réservées sont maintenant libérées ce qui limite vos places aux billets achetés uniquement. Si vous voulez annuler le groupe et possiblement obtenir un remboursement, si les modalités le permettent, contactez-nous très rapidement.