Si vous offrez une billetterie publique sur votre site web, il est recommandé de l'indiquer sur votre message téléphonique ce qui pourrait grandement réduire le volume d'appels.
Cet article ne concerne pas les réservations/ventes en ligne faites par les clients eux-mêmes. Ces cas se rapportent à la billetterie en ligne.
Un client qui appelle pour réserver, un courriel de demande de réservation ou un client qui se présente à votre commerce sont des cas typiques pour utiliser le bouton de création d'une réservation de groupe du portail.
Qu'il s'agisse d'un groupe de personnes, une famille, un couple ou une personne seule, la prise de réservation par le commerçant (et ses employés) utilise toujours la réservation de groupe, car elle offre plus de flexibilité que l'option "Réserver et Payer" de la billetterie en ligne. Un groupe a toujours un organisateur ou un chef de groupe, la première personne qui fait la réservation. Si d'autres personnes s'ajoutent par la suite, la réservation de groupe permet de grouper tous les membres du groupe sous une entité ce qui facilite grandement la gestion. Simplement informer votre client que sa réservation lui permet d'ajouter des gens à son groupe au besoin s'il s'agit d'un couple ou d'une famille par exemple. Le groupe permet le partage du paiement et vous informe que des gens veulent être ensemble pour votre activité.
Bouton de création d'une réservation de groupe:
Note: Cette option n'est suggérée que si votre réservation n'implique pas l'achat de billets ou un paiement au moment de la prise de la réservation. Typiquement pour faire des réservations fermes (traditionnelles) ou pour dépanner un client qui n'arrive pas à comprendre la billetterie publique, mais qui fera l'achat de billets dès la réception de son courriel de confirmation avec le lien à la billetterie du groupe qui est plus simple à utiliser.
Sachez que la création d'une réservation de groupe requiert toujours une première commande et ce même si il n'y a aucun achat de billets. Il s'agit de la commande initiale de l'organisateur. L'organisateur est normalement la personne avec qui vous êtes en contact lors de la réservation bien qu'il pourrait s'agir d'une autre personne - en autant que l'information saisie dans la réservation soit pertinente.
C'est à l'organisateur (client de la première commande du groupe) que les courriels de rappel du groupe seront envoyés.
La première commande peut ne pas avoir de billet et donc avoir un total de $0 ce qui est parfaitement correcte. Tout dépend de la façon dont vous voulez gérer cette réservation. L'organisateur peut acheter ses propres billets par la suite lorsqu'il recevra le courriel de confirmation du groupe. Un client peut avoir plus d'une commande à son nom pour le même groupe sans aucun problème ce qui lui permet d'acheter des billets à plusieurs reprises au besoin.
Réservation ferme ou pas?
C'est la question importante à vous poser. Le but de GangBooking est de limiter les pertes des gens qui ne se présentent pas ou pas autant que prévu. Si vous avez confiance en le client alors une réservation ferme est une option sinon utiliser une date d'expiration qui vous convient ce qui implique de changer la date de fin de réservation, car par défaut elle est égale à la journée de l'événement (fin de journée à minuit) ce qui en fait une réservation ferme qui n'expire pas avant l'événement.
Vous pouvez aussi utiliser l'option de rendre une réservation ferme si le groupe achète un minimum de billets avant l'expiration de la réservation.
Important, si vous changez la date de fin de réservation après avoir créé la réservation du groupe suit à un oublie au moment de la réservation ou autre, il faut resoumettre le courriel de confirmation à l'organisateur pour qu'il en soit informé. Pour ce faire, il faut utiliser le menu Action de la première commande du groupe et choisir 'icône d'avoir de papier à droite de "Confirmation".
Paiement d'avance en ligne
Les membres du groupe qui veulent payer en ligne n'ont qu'à utiliser le lien à la billetterie du groupe que l'organisateur aura reçu dans son courriel de confirmation. C'est le rôle de l'organisateur de distribuer cette information. Une même personne peut faire plusieurs achats distincts avec la billetterie du groupe au besoin ce qui serait le cas d'une personne qui paye pour tout le monde et ajouter des gens en cour de route. Pour une réservation ferme, il n'y a pas de date limite pour faire l'achat, mais sinon, le client doit respecter la date d'expiration de la réservation du groupe pour avoir une garanti de place.
Paiement d'avance sur place ou en vous contactant
Pour les personnes du groupe qui veulent payer d'avance sur place ou par téléphone vous utilisez la billetterie du groupe disponible par le portail pour placer la commande de cette personne en appliquant le type de paiement approprié. Pour plus d'information voir type de paiement.
Paiement à votre caisse lors de l'événement
Les membres du groupe qui veulent payer au moment de l'événement à votre caisse peuvent le faire uniquement en procédant par une des deux manières suivantes:
- La réservation doit être ferme sinon lorsque la réservation du groupe expirera, les billets invendus seront remis à la disposition de tous et il pourrait ne plus avoir de place pour eux! Ainsi la taille d'un groupe ferme est garanti et ceux qui n'auront pas acheté leurs billets d'avance pourront le faire sur place.
- Pour une réservation non ferme, vous devez faire une commande pour la personne du groupe qui vous contacte avec la billetterie du groupe et choisir l'option Non Payé. Les places seront réservées, car une commande existe et la page MaitreD du portail vous indiquera exactement qui doit payer sur place.